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Organizar el partido entre amigos suele empezar con un mensaje: «¿Quién juega esta semana?». Después llegan las confirmaciones, las bajas de última hora, la reserva de la cancha y la pregunta de siempre: «¿Quién falta por pagar?».
Si eres la persona que reúne al grupo, sabes que llevar todo en el chat puede terminar en confusiones. Alguien confirma y luego cancela, otro paga solo una parte y tú adelantas la reserva sin tener claro cuánto te deben devolver.
En Aplicando Excel creamos La cancha sin caos, una plantilla de fútbol en Excel que te ayuda a organizar la convocatoria, preparar los equipos y llevar las cuentas del partido. En esta guía aprenderás a utilizarla con el ejemplo que viene incluido en el archivo.
¿Cómo te va a ayudar esta plantilla?
La plantilla reúne información que normalmente queda repartida entre mensajes, transferencias y notas. Te permite:
- Saber si ya tienes suficientes jugadores: distingue titulares, suplentes y personas que todavía no confirman.
- Calcular cuánto debe aportar cada uno: reparte el presupuesto entre los titulares disponibles.
- Preparar una propuesta de equipos: utiliza el nivel registrado y permite cambiar jugadores de equipo.
- Identificar pagos pendientes: registra abonos parciales y calcula cuánto falta por cobrar o devolver.
- Controlar tu dinero adelantado: separa los anticipos del organizador de las cuotas de los jugadores.
- Anticiparte a una baja: muestra cuánto cambiaría la cuota si participan menos personas.
Está pensada para el fútbol entre amigos, compañeros de trabajo o grupos de barrio. Puedes configurar de 2 a 11 jugadores por equipo. El archivo admite hasta 60 jugadores en el registro, 40 personas en la convocatoria y 100 movimientos de dinero por partido.
Antes de empezar: guarda una copia
Abre el archivo y utiliza Archivo > Guardar como para crear una copia con la fecha del encuentro. Por ejemplo: Futbol_2026-09-24.xlsx.
La plantilla incluye nombres y movimientos ficticios para que puedas practicar. Edita las celdas amarillas: las demás contienen resultados o fórmulas protegidas. No necesitas escribir funciones ni activar macros.
Para empezar con tus propios datos, borra únicamente el contenido de estos rangos:
| Hoja | Contenido del ejemplo que debes borrar |
|---|---|
| Jugadores | A8:E67 |
| Convocatoria | A8:A47 y E8:H47 |
| Pagos | A8:F107 |
Selecciona cada rango y utiliza la tecla Supr. No elimines filas, columnas ni hojas. Después sustituye los datos amarillos de Partido. También encontrarás estas indicaciones dentro de la hoja Guía.
Paso 1. Configura el partido y su presupuesto
En la hoja Partido, completa el nombre del grupo, fecha, hora, cancha, organizador y moneda. Indica cuántos jugadores tendrá cada equipo y cuánto costará el encuentro.
Separa el Costo de cancha de los Otros gastos previstos. En estos últimos puedes incluir agua, arbitraje u otro gasto acordado por el grupo.
Con ese presupuesto, el costo total es de 60 USD. Si hay diez titulares disponibles y ningún aporte externo recibido, la cuota será de 6 USD por persona.
La cuota es igual para todos los titulares, incluidos los porteros. Se redondea hacia arriba a dos decimales para cubrir el costo; cualquier pequeño excedente por redondeo aparece en el resumen. Utiliza siempre la misma moneda en todos los registros.
Paso 2. Registra a los jugadores del grupo
Ve a Jugadores y completa el ID, nombre o apodo, posición y nivel de cada persona. El contacto es opcional.
El ID es un código único, como J01 o J02. Sirve para relacionar a una persona con su convocatoria y sus pagos, incluso cuando dos jugadores tienen el mismo nombre. Conserva ese código y evita repetirlo.
Asigna el nivel con un criterio común para todo el grupo: 1 principiante, 2 básico, 3 intermedio, 4 avanzado y 5 destacado. Esta valoración se utiliza para proponer los equipos; conviene revisarla si cambia el nivel de los participantes.
Paso 3. Confirma quién juega y quién queda de suplente
En Convocatoria, selecciona los IDs de las personas invitadas. Completa tres campos:
| Campo | Qué debes indicar |
|---|---|
| Respuesta | Confirmado, Pendiente o No viene. |
| Plaza | Titular o Suplente. |
| Asistió | Pendiente antes del partido; Sí o No cuando corresponda. |
Para incluir a una persona en la cuota y en un equipo, su fila debe estar completa y válida, con Respuesta = Confirmado, Plaza = Titular y Asistió distinto de No.
Antes del encuentro puedes dejar Asistió en Pendiente. Si alguien cancela, cambia su respuesta a No viene; si finalmente no asiste, puedes marcar No. No borres su ID si ya tiene pagos registrados, porque necesitas conservar el vínculo para revisar su devolución.
Para incorporar a un suplente, cambia su plaza a Titular. La plantilla recalculará la cuota y la propuesta de equipos. El ascenso de suplentes es una decisión manual: revisa en Partido si faltan o sobran titulares.
Paso 4. Revisa la propuesta de equipos
Abre Equipos para consultar las dos listas. La plantilla ordena primero a los porteros y luego por nivel descendente, y distribuye a los participantes siguiendo la secuencia A-B-B-A. En los empates conserva el orden de las filas.
Es un punto de partida que debes revisar. La propuesta no garantiza un equilibrio perfecto ni una distribución táctica de todas las posiciones. Más abajo en la misma hoja encontrarás la cantidad de jugadores, el nivel promedio y los porteros de cada equipo.
Si quieres cambiar a alguien, vuelve a Convocatoria y escribe A o B en la columna Ajuste equipo. Deja esa celda vacía para utilizar la sugerencia automática. Si intercambias dos jugadores, cambia ambos y comprueba que los equipos mantengan el tamaño previsto.
Paso 5. Registra los cobros, gastos y anticipos
En Pagos, utiliza una fila por movimiento. Completa la fecha, tipo, concepto, importe y medio de pago. El ID se utiliza para los cobros y devoluciones de jugadores; en los demás tipos debe quedar vacío.
Todos los importes se escriben como números positivos. El tipo de movimiento determina cómo se contabilizan:
| Tipo | Cuándo utilizarlo |
|---|---|
| Cobro jugador | Recibes una cuota completa o un abono parcial. |
| Devolución jugador | Devuelves dinero que esa persona había pagado. |
| Aporte externo | Recibes apoyo de un patrocinador o de alguien que no paga cuota. |
| Gasto | Pagas la cancha, agua u otro gasto del partido. |
| Anticipo organizador | El organizador adelanta dinero de su bolsillo. |
| Reintegro organizador | Devuelves al organizador parte o todo su anticipo. |
Si adelantas 20 USD y los utilizas para reservar la cancha, registra dos movimientos: Anticipo organizador por 20 USD y Gasto por 20 USD. Así queda claro de dónde vino el dinero, en qué se utilizó y cuánto debes recuperar. Tu cuota como jugador se registra aparte como Cobro jugador.
Anotar el presupuesto en Partido no registra un gasto pagado. Los desembolsos reales van en Pagos. Del mismo modo, registra un Aporte externo cuando lo recibas: ese importe reduce el costo que se reparte entre los jugadores.
Paso 6. Identifica quién debe y quién tiene dinero a favor
Vuelve a Convocatoria y revisa las columnas Cuota, Pagado neto y Saldo. Pagado neto es lo cobrado a esa persona menos lo que se le ha devuelto.
- Saldo positivo: todavía falta cobrar ese importe.
- Saldo cero: el pago está al día. En la plantilla se muestra con un guion.
- Saldo negativo: hay dinero a favor del jugador que debes revisar para devolver.
Si alguien paga 6 USD y después cancela, su cuota pasa a cero y los 6 USD quedan como saldo a devolver. Cuando le reintegres el dinero, registra una Devolución jugador con su mismo ID.
Ten presente que la cuota se recalcula cuando cambia la cantidad de titulares disponibles, el presupuesto o los aportes externos recibidos. Revisa los saldos después de esos cambios, especialmente si ya empezaste a cobrar.
Paso 7. Simula qué pasa si faltan jugadores
En Partido, cambia el campo Bajas a simular. El bloque Si hay bajas mostrará cuántos jugadores quedarían, la nueva cuota y el aumento por persona.
Este cálculo te ayuda a decidir si buscas reemplazos o si el grupo acepta una cuota mayor. La simulación no cambia la convocatoria ni las cuotas reales. Para registrar una baja efectiva, debes actualizar a la persona en Convocatoria.
Paso 8. Comparte la ficha y cierra las cuentas
La hoja Equipos reúne la información que puedes enviar al grupo: cancha, fecha, hora, cuota, equipos e indicaciones. No muestra deudas individuales ni contactos.
En Excel de escritorio, selecciona A1:K42 y utiliza Inicio > Copiar > Copiar como imagen. Después pega la imagen donde quieras compartirla. Puedes consultar el procedimiento en la ayuda oficial de Microsoft. El archivo no envía mensajes automáticamente.
Al terminar el partido, vuelve al resumen y revisa Por cobrar, A devolver a jugadores, Anticipo por reintegrar y Gastos pagados. Si el costo final fue diferente, actualiza el presupuesto y resuelve los saldos antes de archivar el archivo.
En el ejemplo hay 39 USD en caja, pero esa cantidad no es una ganancia: todavía deben reintegrarse los 20 USD adelantados por Andrés. Además, solo se han registrado 20 USD de los 60 USD de gasto previsto. Separar estos conceptos te permite entender cuánto dinero tienes y qué compromisos quedan pendientes.
Dudas habituales antes de utilizarla
¿Necesito saber fórmulas de Excel?
No. Completa las celdas amarillas y utiliza las listas desplegables. El archivo fue verificado en Excel en español con funciones traducidas y separador de argumentos ;.
¿Puedo utilizarla cada semana?
Sí. Guarda una copia por partido. Puedes conservar el registro de Jugadores y limpiar los datos del encuentro anterior siguiendo la Guía. Esta versión no consolida automáticamente un historial de varios partidos.
¿Qué hago si aparece una fila para revisar?
Lee el aviso de la columna Revisión. Puede faltar un dato o existir un ID repetido. Corrígelo antes de utilizar los resultados, porque los cálculos que requieren datos válidos excluyen las filas incompletas o incorrectas.
¿Por qué no puedo escribir en algunas celdas?
Las fórmulas están protegidas para evitar borrados accidentales. Para usar la plantilla basta con editar las celdas amarillas. Si necesitas modificar su estructura, puedes ir a Revisar > Desproteger hoja; no tiene contraseña. Guarda antes una copia de respaldo.
Organiza tu próximo partido con las cuentas claras
Prueba primero el ejemplo: revisa la cuota, cambia las bajas a simular y observa el pago parcial de Gabriel. Después crea una copia con los jugadores de tu grupo.
Con La cancha sin caos podrás consultar quién juega, cuánto debe aportar cada persona y cuánto dinero falta por recuperar antes de llegar a la cancha.
Descarga la plantilla de fútbol en Excel y úsala para organizar tu próximo encuentro.
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